En agosto de 1940, en plena guerra, Churchill mandó a su gabinete una nota contra los informes largos y las frases de relleno. Once años después, repitió…
Imagina que tu país está en guerra, que cada hora cuenta y que, aun así, tu mesa se hunde bajo informes que tardan páginas en llegar al grano. Eso le pasaba a Winston Churchill en el verano de 1940, y su respuesta fue un papel con un título que ya lo decía todo: Brevity, brevedad.
El 9 de agosto de 1940, el primer ministro británico Winston Churchill envió a su Gabinete de Guerra un memorándum titulado «Brevity» en el que exigía informes más cortos, escritos en párrafos breves y sin frases de relleno. Llevaba apenas tres meses en Downing Street, al frente del Gobierno que acabaría espiando a generales alemanes con micrófonos, y aun así sacó tiempo para declararle la guerra a la paja burocrática.
¿Qué decía el memorándum «Brevity» de Churchill?
Arranca con un diagnóstico que suena a lunes en cualquier oficina:
«Para hacer nuestro trabajo, todos tenemos que leer una gran cantidad de papeles. Casi todos son excesivamente largos. Esto hace perder tiempo, mientras hay que gastar energía en buscar los puntos esenciales».
Después pide a sus colegas y a sus equipos que se aseguren de que los informes sean más cortos, y lo concreta así:
- El objetivo son informes que expongan los puntos principales en una serie de párrafos cortos y nítidos.
- Si un informe se apoya en un análisis detallado de factores complicados o en estadísticas, eso va a un apéndice.
- Muchas veces basta con un aide-mémoire: un guion hecho solo de epígrafes, que se desarrolla de palabra si hace falta.
¿Qué frases quería desterrar Churchill?
Pone dos ejemplos que hoy podrían salir de cualquier acta: «También es de importancia tener presentes las siguientes consideraciones…» y «Debería prestarse consideración a la posibilidad de llevar a efecto…». Su veredicto no tiene desperdicio:
«La mayoría de estas frases vagas son mero relleno, que puede suprimirse por completo o sustituirse por una sola palabra. No rehuyamos usar la frase corta y expresiva, aunque sea coloquial».
Y cierra con el argumento que convierte la nota en algo más que una manía de jefe: los informes redactados así pueden parecer toscos al principio frente a «la superficie plana de la jerga oficialesca», pero el ahorro de tiempo será grande y «la disciplina de exponer de forma concisa los puntos reales resultará una ayuda para un pensamiento más claro».
¿Sirvió de algo la petición de Churchill?
A medias. Un mes después empezaría el Blitz sobre Londres, la época en que hasta una perra acabó condecorada por apagar una bomba. Los papeles largos sobrevivieron a todo.
En noviembre de 1951, ya de vuelta como primer ministro, Churchill tuvo que repetir la orden en una nota al Gabinete que volvía a titularse Brevity:
«Los documentos oficiales son demasiado largos y demasiado difusos. En 1940 pedí brevedad. Evidentemente, debo hacerlo de nuevo».
En esa misma nota pedía a sus ministros releer el texto de 1940, que adjuntaba al dorso, y señalaba un despacho reciente del ministro de Asuntos Exteriores, Anthony Eden, a los jefes de misión sobre la longitud de los telegramas. Once años y una guerra mundial después, la paja seguía ahí.
Hoy el memorándum figura en la colección de memorandos de la Harvard Kennedy School y en el blog de los National Archives británicos. Y si has llegado hasta aquí, Churchill probablemente te diría que este artículo sobraba en un par de párrafos.
Vía Futility Closet, The National Archives y Harvard Kennedy School Policy Memos.
Foto de portada: Cecil Beaton / Imperial War Museums (MH 26392), dominio público.
